Wirtualne biuro – ekonomiczna i nowoczesna alternatywa dla biura stacjonarnego
Wielu, zwłaszcza początkujących przedsiębiorców, stawia sobie pytanie, co to jest wirtualne biuro. Najkrócej mówiąc: to trzecia opcja, oprócz wynajmu biura stacjonarnego lub wydzielenia przestrzeni biurowej do prowadzenia działalności gospodarczej w domu. Zatem co to oznacza w praktyce? Oszczędność finansową, którą można wprowadzić dzięki takiemu rozwiązaniu doceniają coraz częściej nie tylko freelancerzy i właściciele start-upów, ale i przedsiębiorcy poszerzający pole swoich działań w nowych rejonach Polski. Warto więc przyjrzeć się możliwościom, jakie daje dziś wirtualne biuro i adres wirtualny.
Obowiązkowe biuro dla każdej działalności gospodarczej w Polsce?
Obecnie, w świetle polskiego prawa, aby otworzyć jakąkolwiek firmę, trzeba mieć biuro. Nawet, jeśli mowa tu wyłącznie o zdalnej pracy. Tak zwana Ustawa z dnia 25 września 2015 roku o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (DzU z 18 listopada 2015 r., poz. 1893) jasno precyzuje, iż osoby chcące legalnie prowadzić w Polsce działalność gospodarczą muszą wskazać adres oraz tytuł prawny do lokalu. Nie da się więc uruchomić żadnej firmy bez ustalenia i wskazania miejsca, w którym prowadzić będzie ona działalność. Ustawa mówi w tym przypadku o dokonywaniu czynności organizacyjnych, zamawianiu towarów, obliczaniu podatku, przygotowywaniu deklaracji podatkowych lub przechowywania dokumentacji prowadzenia firmy, takiej jak umowy i faktury jej dotyczące. Podobnie jest w przypadku osób tworzących spółkę o.o., a w szczególności płatników VATu. Biuro służy tu między innymi umożliwieniu przeprowadzenia kontroli z urzędu skarbowego.
Wirtualne biuro – co to jest w praktyce?
Co konkretnie kryje się pod tym określeniem? Jakie usługi oferuje wirtualne biuro? Odpowiedź jest bardzo prosta i przyjazna. Wirtualne biuro (e-biuro) jest to usługa wynajmu miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (w tym skrzynki pocztowej i adresu), którą świadczą innym firmom – firmy będąca w posiadaniu własnej bazy przestrzeni biurowych i pracowników. Codzienność w wirtualnym biurze wygląda tak, że jego pracownicy odbierają, skanują oraz przesyłają przedsiębiorcom pocztę. Przyjmują też interesantów tych firm. Mogą oni również udostępniać dedykowane numery telefonów stacjonarnych i obsługiwać sekretariat firmy nie tylko odbierając telefony, ale i wykonując inne, typowe czynności biurowe. Wirtualne biura to także praktyka udostępniania sal konferencyjnych (rozliczenie godzinowe wynajmu).
Osoby początkujące w biznesie zadają sobie czasem pytanie, czy wirtualne biuro jest legalne. I co jeszcze raz warto powiedzieć, odpowiedź brzmi: tak. W świetle polskiego prawa wirtualne biuro jest usługą świadczoną przez konkretną firmę. Zakres tych usług kryjących się pod nazwą „wirtualne biuro” może być różny i wynika z umowy partnerów. Legalność posiadania przestrzeni biurowej i prowadzenia działalności w biurze wirtualnym jest więc faktem prawnym.
Wirtualne biuro – co to jest konkretnie na polskim rynku biznesowym?
Prowadzenie działalności w formie wirtualnego biura dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców, którzy nie używają stacjonarnych lokali firmowych do pracy i biuro jest im wyłącznie potrzebne do legalnej rejestracji firmy. Jeżeli więc działalność biznesowa polega na szkoleniach, analizach, ekspertyzach, prowadzeniu warsztatów lub pracy w terenie, to wirtualne biuro będzie najtańszym rozwiązaniem. Kim są więc w Polsce typowi klienci wirtualnych biur?
- dawnymi, tradycyjnymi przedsiębiorcami, którzy prowadząc polską lub międzynarodową firmę, zdecydowali się na otwarcie jej nowego oddziału w kraju lub za granicą
- start-upowcami
- freelancerami
- przedstawicielami wolnych zawodów takich jak prawnicy i właściciele kancelarii oraz biur podatkowych
- właścicielami sklepów internetowych
- osobami prowadzącymi agencje reklamowe i marketingowe
- koordynatorami firm szkoleniowych i rekrutacyjnych
Lista tych przedsiębiorców i dziedzin biznesu przez nich reprezentowanych ciągle się wydłuża, bowiem coraz więcej osób wie i – we własnym biznesie – praktykuje wiedzę o tym, co to jest wirtualne biuro. Rynek wirtualnych biur, w świetle prognoz biznesowych, będzie się też poszerzał w najbliższym czasie.
Zalety
Zalet prowadzenie wirtualnego biura jest naprawdę wiele. Eksperci wymieniają wśród nich między innymi benefity takie jak:
- obniżenie kosztów prowadzenia działalności (oszczędność na czynszu za lokal)
- outsourcing usług księgowych i biurowych (nie trzeba przecież zatrudniać własnych pracowników biurowych)
- opłaty wpisane w koszty prowadzenia działalności (wirtualne biuro to koszt uzyskania przychodu)
- brak kosztów zakupu wyposażenia (korzystamy z biura usługodawcy)
- kontrole skarbowe nie naruszają spokoju przedsiębiorcy (docenią to osoby, które wcześniej wydzielały przestrzeń biurową w domu)
- prestiżowa siedziba biura (biura wirtualne lokuje się w centrach miast)
- możliwość migracji podatkowej (możliwość korzystania z urzędów w innym mieście niż własne)
Wszystkie te cechy i rzetelna, sprawdzona wiedza o tym, co to jest wirtualne biuro i jako ono działa, sprawiają, że warto korzystać z takiej formy działalności.