Wirtualne biuro co to jest

Wirtualne biuro - ekonomiczna i nowoczesna alternatywa dla biura stacjonarnego

Wielu, zwłaszcza początkujących przedsiębiorców, stawia sobie pytanie, co to jest wirtualne biuro. Najkrócej mówiąc: to trzecia opcja, oprócz wynajmu biura stacjonarnego lub wydzielenia przestrzeni biurowej do prowadzenia działalności gospodarczej w domu. Wirtualne biuro - co to jest zatem w praktyce? Oszczędność finansową, którą można wprowadzić dzięki takiemu rozwiązaniu doceniają coraz częściej nie tylko freelancerzy i właściciele start-upów, ale i przedsiębiorcy poszerzający pole swoich działań w nowych rejonach Polski. Warto więc przyjrzeć się możliwościom, jakie daje dziś wirtualne biuro i adres wirtualny

 

Obowiązkowe biuro dla każdej działalności gospodarczej w Polsce? Wirtualne biuro to najtańsza odpowiedź!

Obecnie, w świetle polskiego prawa, aby otworzyć jakąkolwiek firmę, trzeba mieć biuro. Nawet, jeśli mowa tu wyłącznie o zdalnej pracy. Tak zwana Ustawa z dnia 25 września 2015 roku o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (DzU z 18 listopada 2015 r., poz. 1893) jasno precyzuje, iż osoby chcące legalnie prowadzić w Polsce działalność gospodarczą muszą wskazać adres oraz tytuł prawny do lokalu. Nie da się więc uruchomić żadnej firmy bez ustalenia i wskazania miejsca, w którym prowadzić będzie ona działalność. Ustawa mówi w tym przypadku o dokonywaniu czynności organizacyjnych, zamawianiu towarów, obliczaniu podatku, przygotowywaniu deklaracji podatkowych lub przechowywania dokumentacji prowadzenia firmy, takiej jak umowy i faktury jej dotyczące. Podobnie jest w przypadku osób tworzących spółkę o.o., a w szczególności płatników VATu. Biuro służy tu między innymi umożliwieniu przeprowadzenia kontroli z urzędu skarbowego. Skoro zatem obowiązek posiadania biura jest nie do uniknięcia, warto zapytać: wirtualne biuro? Co to jest? I poznać przydatną odpowiedź, aby nie przepłacać za stacjonarny lokal i redukować koszty prowadzenia biznesu.

 

przykładowe wnętrze biura  

 

Wirtualne biuro - co to jest w praktyce? 

Co to jest wirtualne biuro i jak wynająć biuro na godziny. Co konkretnie kryje się pod tym określeniem? Jakie usługi oferuje wirtualne biuro? Odpowiedź jest bardzo prosta i przyjazna. Wirtualne biuro (e-biuro) jest to usługa wynajmu miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (w tym skrzynki pocztowej i adresu), którą świadczą innym firmom - firmy będąca w posiadaniu własnej bazy przestrzeni biurowych i pracowników. A jak na co dzień - w praktyce biznesowej - wygląda odpowiedź na pytanie: wirtualne biuro, co to jest? Codzienność w wirtualnym biurze wygląda tak, że jego pracownicy odbierają, skanują oraz przesyłają przedsiębiorcom pocztę. Przyjmują też interesantów tych firm. Mogą oni również udostępniać dedykowane numery telefonów stacjonarnych i obsługiwać sekretariat firmy nie tylko odbierając telefony, ale i wykonując inne, typowe czynności biurowe. W codziennej praktyce wirtualne biuro to także dostęp do biurka (system dzielenia przestrzeni do pracy, czyli co-working). Zwykle trzeba jednak dokonać rezerwacji takiej usługi, gdyż wirtualne biuro dzieli się najczęściej z innymi firmami, bywa, że nawet kilkudziesięcioma. Wirtualne biura to także praktyka udostępniania sal konferencyjnych (rozliczenie godzinowe wynajmu) oraz gabinetów. 

 

Czy wirtualne biuro jest na pewno legalne? Tak!

Osoby początkujące w biznesie zadają sobie czasem pytanie, czy wirtualne biuro jest legalne. I co jeszcze raz warto powiedzieć, odpowiedź brzmi: tak. W świetle polskiego prawa wirtualne biuro jest usługą świadczoną przez konkretną firmę. Zakres tych usług kryjących się pod nazwą "wirtualne biuro" może być różny i wynika z umowy partnerów. Legalność posiadania przestrzeni biurowej i prowadzenia działalności w biurze wirtualnym jest więc faktem prawnym. 

 

Wirtualne biuro - co to jest konkretnie na polskim rynku biznesowym? 

Prowadzenie działalności w formie wirtualnego biura dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców, którzy nie używają stacjonarnych lokali firmowych do pracy i biuro jest im wyłącznie potrzebne do legalnej rejestracji firmy. Jeżeli więc działalność biznesowa polega na szkoleniach, analizach, ekspertyzach, prowadzeniu warsztatów lub pracy w terenie, to wirtualne biuro będzie najtańszym rozwiązaniem. Kim są więc w Polsce typowi klienci wirtualnych biur? 

  • dawnymi, tradycyjnymi przedsiębiorcami, którzy prowadząc polską lub międzynarodową firmę, zdecydowali się na otwarcie jej nowego oddziału w kraju lub za granicą
  • start-upowcami
  • freelancerami 
  • przedstawicielami wolnych zawodów takich jak prawnicy i właściciele kancelarii oraz biur podatkowych
  • właścicielami sklepów internetowych
  • osobami prowadzącymi agencje reklamowe i marketingowe
  • koordynatorami firm szkoleniowych i rekrutacyjnych

Lista tych przedsiębiorców i dziedzin biznesu przez nich reprezentowanych ciągle się wydłuża, bowiem coraz więcej osób wie i - we własnym biznesie - praktykuje wiedzę o tym, co to jest wirtualne biuro. Rynek wirtualnych biur, w świetle prognoz biznesowych, będzie się też poszerzał w najbliższym czasie. 

 

Wirtualne biuro - zalet tego rozwiązania jest wiele! 

Zalet prowadzenie wirtualnego biura jest naprawdę wiele. Eksperci wymieniają wśród nich między innymi benefity takie jak:

  • obniżenie kosztów prowadzenia działalności (oszczędność na czynszu za lokal)
  • outsourcing usług księgowych i biurowych (nie trzeba przecież zatrudniać własnych pracowników biurowych)
  • opłaty wpisane w koszty prowadzenia działalności (wirtualne biuro to koszt uzyskania przychodu)
  • brak kosztów zakupu wyposażenia (korzystamy z biura usługodawcy)
  • kontrole skarbowe nie naruszają spokoju przedsiębiorcy (docenią to osoby, które wcześniej wydzielały przestrzeń biurową w domu)
  • prestiżowa siedziba biura (biura wirtualne lokuje się w centrach miast)
  • możliwość migracji podatkowej (wirtualne biuro to także możliwość korzystania z urzędów w innym mieście niż własne)

 

Wszystkie te cechy i rzetelna, sprawdzona wiedza o tym, co to jest wirtualne biuro i jako ono działa, sprawiają, że warto korzystać z takiej formy działalności. 

 

przykładowe wnętrze biura

 

Co to jest wirtualne biuro w czarnym scenariuszu, czyli ryzyko porażki niedopasowania potrzeb przedsiębiorcy do usługi

Jak twierdzą eksperci, każda z zalet posiadania wirtualnego biura, może być też jego wadą, jeśli jakość świadczonych usług nie zadowala przedsiębiorcy. Zadając sobie zagadnienie do przemyślenia w postaci: wirtualne biuro - co to jest, trzeba solidnie sprawdzić przyszłego usługodawcę, dowiadując się, jakim lokalem on dysponuje, jaka jest opinia o jego pracownikach, wreszcie - jeśli w grę wchodzi co-working, z kim będziemy dzielić przestrzeń. Taki niezbędnik wiedzy przed podpisaniem umowy o korzystaniu usług wirtualnego biura jest nieodzowny, aby zalety tego rozwiązania biznesowego pracowały maksymalnie.